Od kiedy mamy obowiązek pracować z KSeF i kogo dotyczy?
Obowiązek stosowania się do przepisów związanych z Krajowym Rejestrem e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie, co do zasady od 01.07.2024 r.
Obejmuje on wszystkich przedsiębiorców, zarówno tych rozliczających podatek VAT, jak i tych z podatku VAT zwolnionych, przy czym tych drugich obowiązek przesyłania faktur do KSeF będzie obowiązywać od 01.01.2025 r. Obowiązek dotyczy faktury wystawianych na podmioty gospodarcze, faktury wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności, nie będą trafiać do KSeF.
Zatem obowiązek stosowania się do przepisów związanych z KSeF masz:
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur pełni zasadniczo dwie role:
Opis funkcji pierwszej, zasadniczej, czyli wysyłka faktur do systemu KSeF
Najważniejszą rolą Krajowego Systemu e-Faktur, jest odbieranie przesłanych faktur, ich przetwarzanie i przechowywanie oraz co przedstawimy w dalszej części, możliwość pobierania faktur z KSeF. Wobec tego, mówiąc o obowiązku korzystania z KSeF, zważywszy na punkt widzenia przedsiębiorcy, mówimy tak naprawdę o jednej czynności, mianowicie o wysyłce wystawionych faktur do systemu KSeF. Co istotne, każda faktura wysłana do KSeF otrzyma unikatowy numer identyfikacyjny.
Opis funkcji drugiej i wystawianie faktur (Aplikacja Podatnika KSeF)
Krajowy System e-Faktur to narzędzie do wystawiania faktur, ale przede wszystkim platforma do odbierania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Pierwszą z funkcji tj. narzędzie do wystawiania faktur, wielu z nas przedsiębiorców, zapewnia sobie korzystając z dostępnych na rynku narzędzi, niektórzy mają wdrożone kompleksowe oprogramowanie do zarządzania firmą gdzie wystawiają faktury, prowadzą gospodarkę magazynową, czy rozliczają płatności. Inni przedsiębiorcy z kolei, korzystają z narzędzi udostępnionych im przez Biura Rachunkowe.
W dalszym ciągu możemy wykorzystywać oprogramowanie z którego dotychczas korzystaliśmy, musimy upewnić się jedynie, że dostawca zadba o aktualizację tego oprogramowania w taki sposób, by umożliwiało wysyłkę wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.
Natomiast dla tych z Państwa, którzy wystawiają niewielką ilość faktur, przeniesienie się na platformę KSeF może być wygodnym, bezpłatnym i kompleksowym rozwiązaniem, ponieważ nie trzeba będzie już dbać o to, by wystawiona faktura została do KSeF przesłana. Naszym Klientom została udostępniona bezpłatna aplikacja do wystawiania faktur bez konieczności korzystania z platformy KSeF.
Faktura w KSeF według jednego wzorca
Żeby KSeF mógł funkcjonować zgodnie z założeniami, konieczne było wprowadzenie jednego schematu dla wystawianych faktur. Dzięki temu rozwiązaniu i odpowiednim narzędziom, będziemy w stanie wizualizować obraz każdej faktury w bardzo wygodny do przeglądania sposób. Data wystawienia faktury, data sprzedaży towaru/usługi, numer faktury, dane kontrahentów, informacje dodatkowe np. o metodzie kasowej, zawsze pojawią nam się w jednym i tym samym miejscu. Nie będzie już konieczności szukania tych informacji gdzieś „ukrytych” na dokumencie, każda z tych informacji będzie miała swoje stałe miejsce, a sposób wizualizacji dokumentu będziemy mogli dowolnie kształtować, oczywiście jeśli dostawca naszego oprogramowania umożliwi takie funkcje.
Korzystanie z platformy KSeF
Z platformy KSeF korzystać mogą przede wszystkim podmioty, na które obowiązek nakłada ustawa, ale także osoby, którym nadano uprawnienia do obsługi KSeF, np. członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Rola Aplikacji Podatnika KSeF w zakresie uprawnień i Tokenów
Przy okazji Aplikacji Podatnika KSeF wspomnieliśmy o tym, że poza narzędziem do wystawiania faktur, pełni ona również rolę narzędzia do nadawania uprawnień oraz generowania Tokenów.
Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, nie muszą uzyskiwać uprawnień do KSeF. Mogą zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF wykorzystując do tego swój profil zaufany.
Pozostali, prowadzący działalność w formie np. spółki cywilnej, jawnej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, muszą uzyskać dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF i w tym celu konieczne jest złożenie w formie papierowej druku ZAW-FA, w którym wskażemy osobę uprawnioną (np. członka zarządu) do korzystania z Aplikacji KSeF w ramach naszego podmiotu.
Jeżeli już mamy dostęp do naszej Aplikacji Podatnika KSeF, możemy tam nadawać uprawnienia innym osobom, wskazując także zakres tych uprawnień oraz co najważniejsze, z punktu widzenia współpracy z biurem rachunkowym oraz obsługi zewnętrznego oprogramowania do fakturowania, możemy wygenerować Token.
Token to w zasadzie nic innego jak indywidualny/unikatowy kod. Generujemy go nadając mu nazwę i jego rolę.
W kontekście współpracy z biurem rachunkowym konieczne może być wygenerowanie Tokenu z rolą: dostęp do faktur. W przypadku umówionej z biurem rachunkowym współpracy polegającej na pobieraniu przez biuro faktur bezpośrednio z KSeF.
W celu używania zewnętrznego oprogramowania do wystawiania faktur, które miałoby przesyłać faktury do KSeF, konieczne będzie wygenerowanie Tokenu z rolą: wystawianie faktur.
Współpraca z biurem rachunkowym poprzez Token z dostępem do faktur
Na ten moment, wydaje się być najlepszym rozwiązaniem, kiedy biuro rachunkowe pobiera faktury z KSeF poprzez wygenerowany w tym celu Token. Jednakże wiąże się to z koniecznością aktualizacji oprogramowania, czy także wdrożenia nowych rozwiązań, umożliwiających Państwu dostęp do pobranych faktur, jeszcze przed ich zaksięgowaniem, abyście mogli Państwo właściwie oznaczyć dokumenty, ewentualnie zadecydować które z nich mają się znaleźć w Państwa ewidencji podatkowej, a które nie. To na razie największe wyzwanie stojące przed nami, i z którym aktualnie się mierzymy. Wdrożenie takiej funkcjonalności da też olbrzymie korzyści, chociażby związane z dostępem do faktur zarówno przez Klienta biura jak i samo biuro, w każdej chwili i w każdym momencie.
Często zadawane pytania
Czy powinniśmy bać się pracy z KSeF?
Wszystko co jest nowe, obowiązkowe i na dodatek w pełni elektroniczne, niektórym wydaje się bardzo skomplikowane. KSeF wcale nie musi być przeszkodą, uważamy, że KSeF to szereg nowych możliwości, szczególnie w zakresie automatyzacji procesów księgowych. Odpowiednie wykorzystanie narzędzi umożliwi pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF do naszego systemu księgowego, co pozwoli nam czas poświęcony na wprowadzanie dokumentu, przeznaczyć jego dokładnej analizie. Oczywiście we współpracy polegającej na importowaniu faktur z KSeF do ksiąg, należy zadbać o pewnego rodzaju bufor, w którym Klient będzie mógł dokumenty odpowiednio oznaczyć, opisać lub odrzucić z powodu np. powzięcia decyzji o tym, żeby danej faktury nie rozliczać w kosztach firmowych.
W relacji klient – biuro, nie ma obowiązku korzystania z importowanych poprzez KSeF dokumentów. Nadal możemy realizować usługę na dostarczonych dokumentach w formie papierowej, nawet jakaś część tych dokumentów w dalszym ciągu będzie papierowa (WNT, paragony za autostradę, faktury importowe).
Tych szczególnych zagadnień z pewnością będzie wiele i wszystkie postaramy się omówić w kolejnych częściach opracowań poświęconych KSeF.
