Na dzień bilansowy przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe mają obowiązek zinwentaryzować należności w drodze uzyskania potwierdzenia sald od kontrahentów. Kwota tych należności musi być urealniona, tzn. o wartości takiej, jakiej spłaty jednostka oczekuje.
Rodzaje należności i sposoby inwentaryzacji
W bilansie należności dzielą się na długo- i krótkoterminowe:
Inwentaryzacji należności dokonuje się zasadniczo drogą uzyskania potwierdzenia od naszych kontrahentów prawidłowości wykazanych kwot. Ewentualne różnice powinny być wyjaśnione i rozliczone. Jeśli nie otrzymamy odpowiedzi taka należność powinna być zinwentaryzowana drogą porównania danych ujętych w księgach z posiadaną dokumentacją. Tą drogą inwentaryzujemy też należności sporne i wątpliwe, podatkowe oraz od kontrahentów, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych (np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Należy potwierdzać również salda zerowe.
Przepisy nie regulują w jaki sposób należy potwierdzić salda z kontrahentami. Obecnie efektywniej jest uzgodnić salda za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) niż posługując się drogą pocztową.
Inwentaryzowanie należności przypada na okres od 1 października do 15 stycznia.
Odzyskiwanie należności. Ulga na złe długi
Podczas weryfikacji sald może się okazać, że część kontrahentów zalega z płatnościami. Odzyskiwanie należności od dłużników należy rozpocząć jak najszybciej. W razie windykacji szczególną uwagę należy zwrócić na termin przedawnienia. W przypadku niezapłaconych faktur roszczenie przedawnia się po 2 latach. W branży transportowej okres przedawnienia za usługę przewozu przedawnia się już po roku. Bieg przedawnienia można przerwać podejmując konkretne działania: przekazując niezapłacone faktury firmie windykacyjnej lub kierując sprawę do sądu.
Jeżeli nie ma jeszcze ryzyka przedawnienia warto próbować windykować należność polubownie, wysyłając przedsądowe wezwanie do zapłaty. Trzeba pamiętać, że za każde opóźnienie dłużnika z płatnością za towar lub usługę, przysługuje nam prawo do naliczenia zryczałtowanej kwoty rekompensaty tytułem kosztów odzyskiwania należności. Zadośćuczynienia w kwocie od 40 do 100 EUR (w zależności od kwoty transakcji) można domagać się od każdej przeterminowanej faktury. W polubownym załatwieniu sprawy może pomóc firma windykacyjna, która za odpowiednim wynagrodzeniem zajmie się negocjacją wierzytelności z dłużnikiem. Jeżeli i to nie przynosi rezultatów, w ostateczności można wnioskować o odzyskanie należności w sądzie. Otrzymany wyrok sądowy wraz z klauzulą wykonalności pozwala na wszczęcie postępowania egzekucyjnego u komornika.
Przepisy umożliwiają korektę zapłaconego podatku dochodowego i VAT-u od dokonanych czynności, za które nie otrzymano zapłaty. Warunki skorzystania z tzw. “ulgi na złe długi” przedstawia poniższa tabela
| PIT/CIT | VAT |
|---|---|
| Zmniejszenia podstawy opodatkowania dokonuje się w zeznaniu rocznym | Zmniejszenia (korekty) podstawy opodatkowania oraz podatku należnego dokonuje się w deklaracji VAT |
| Odliczenia dokonuje się w roku, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności | Odliczenia dokonuje się w deklaracji za okres, w którym upłynęło 90 dni od upływu terminu płatności |
| Przed złożeniem zeznania rocznego, dłużnik nie był w restrukturyzacji, upadłości lub likwidacji | Przed dniem złożenia deklaracji dłużnik był czynnym podatnikiem VAT |
| Od daty wystawienia faktury lub zawarcia umowy nie upłynęły 2 lata licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę lub zawarto umowę | Od daty wystawienia faktury nie upłynęły 3 lata licząc od końca roku, w którym została wystawiona |
| Transakcji dokonano w ramach działalności opodatkowanych w Polsce | Dług dłużnika innego niż podatnik VAT (np. podatnik zwolniony z VAT, konsument) został potwierdzony orzeczeniem sądu i skierowany do egzekucji bądź ogłoszono wobec dłużnika upadłość konsumencką |
Po uregulowaniu zobowiązania przez dłużnika pojawi się konieczność zwiększenia podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym i/lub deklaracji VAT.
Wycena należności w bilansie
W bilansie należności ujmowane są w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności. To oznacza, że ich wartość powinna być doprowadzona do kwoty, która jest możliwa do uzyskania. Kwotę tą zwiększają naliczone odsetki, rekompensaty za koszty odzyskiwania należności oraz kary umowne. Zmniejszają zaś dokonane odpisy aktualizujące, ujęte w przypadku należności wątpliwych do uzyskania. Całkowicie wyksięgowane powinny być należności przedawnione i nieściągalne.
Przychody z tytułu naliczenia odsetek, rekompensat i kar stanowią przychód do opodatkowania w dniu, w którym zostały faktycznie otrzymane.
Odpis aktualizujący należność stanie się kosztem podatkowym, jeżeli dotyczy należności uprzednio zaliczonej do przychodów podatkowych, a jej nieściągalność została uprawdopodobniona. Przesłankami świadczącymi o uprawdopodobnieniu nieściągalności należności u dłużnika są np. akt zgonu przedsiębiorcy, potwierdzenie wykreślenia z rejestru CEIDG, postanowienie o ogłoszeniu upadłości, prawomocne orzeczenie sądu wraz z wnioskiem o wszczęcie egzekucji komorniczej.
