Czy musisz mieć kasę fiskalną przy sprzedaży internetowej? Przepisy i porady 2024

Rozwój technologii i wzrost popularności zakupów online spowodowały, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie sprzedaży przez internet. W związku z tym pojawia się wiele pytań dotyczących obowiązków sprzedawców, w tym konieczności posiadania kasy fiskalnej. Czy każdy sprzedawca internetowy musi rejestrować swoje transakcje za pomocą kasy fiskalnej? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku kluczowych czynników.

Kiedy mamy obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Przedsiębiorcy, co do zasady, powinni ewidencjonować sprzedaż poprzez kasę fiskalną. Sprzedaż dotyczy towarów lub usług, sprzedawanych:

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, przewiduje wiele zwolnień przedmiotowych, konkretnych towarów i usług, jak i ogólnie całej sprzedaży osobom fizycznym (nie prowadzącym działalności gospodarczej), lub rolnikom ryczałtowym.

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania

Minister Finansów przewidział katalog zamknięty czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji. Pełną tabelę znajdziemy w już wcześniej wspominanym Rozporządzeniu Ministra Finansów.

Ponadto , § 3 pkt 1, ppkt 1 mówi, że zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym: „podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł”.

Czyli, w przypadku rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w trakcie roku podatkowego, należy pamiętać, że limit ten zmniejsza nam się proporcjonalnie z ilością dni do końca roku.

Przykład 1

Podatnik rozpoczął działalność ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, wraz z dniem 01.01.2023. Do jakiego limitu nie ma on obowiązku prowadzenia ewidencji?

Przed podatnikiem cały rok sprzedaży, dlatego aby nie być zobowiązany do prowadzenia ewidencji w następnym roku, nie może on przekroczyć limitu 20.000 zł obrotu netto w roku bieżącym.

Przykład 2

Podatnik założył działalność 10 stycznia 2023 roku. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych rozpoczął dnia 01.06.2023. Jaki limit obowiązuje podatnika?

Pomimo tego, że podatnik założył działalność 10 stycznia, moment od którego liczymy limit jest momentem kiedy zaczynamy naszą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, tj. 01.06.2023.

Limit do jakiego musimy się stosować w roku 2023 jest równy:
213/365 * 20 000 = 11.671,23 zł

Sprzedaż internetowa zwolniona z obowiązku ewidencji

Sprzedaż internetowa, inaczej też dostawa towarów w systemie wysyłkowym, należy do grupy czynności szczególnych które są zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z pozycją 36 załącznika do rozporządzenia, czynność taka jak:

„Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika  w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)”

Jest zwolniona z obowiązku prowadzenia ewidencji.

Kiedy nie skorzystamy ze zwolnienia?

W rozporządzeniu Ministra Finansów znajdziemy wyszczególnione towary i usługi, do których nie zastosujemy zwolnienia z ewidencji. Najbardziej popularne to:

Pełną listę można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów, w § 4. pkt 1, ppkt 1) oraz 2).

Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje np. perfumy albo komputery przez internet, to pomimo tego, że kwalifikuje się do grupy podmiotów sprzedających w systemie wysyłkowym to i tak jest on zobowiązany do prowadzenia ewidencji.

Sprzedaż mieszana

Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż stacjonarną musi pamiętać o limicie 20.000 zł, po którym jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji. Jeżeli przedsiębiorca poszerzy działalność o dostawy towarów (tj. punkt 36 załącznika do rozporządzenia, mówiący o zwolnieniu), to nadal będzie go obowiązywać zwolnienie.

Jeżeli podatnik ze sprzedaży stacjonarnej przekroczy limit 20.000 zł, będzie on musiał ewidencjonować sprzedaż stacjonarną a sprzedaż w formie dostawy towarów nadal będzie mogła odbywać się bez ewidencji.

Przekroczenie limitu sprzedaży

Jeśli podatnik przekroczył wcześniej ustalony limit sprzedaży w danym roku, traci on prawo korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji. W takim wypadku, przedsiębiorca musi zarejestrować kasę fiskalną w terminie 2 miesięcy od końca miesiąca w którym doszło do przekroczenia limitu.

Przykład 3

Pan Mariusz prowadzi działalność zajmującą się sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Dnia 16 lipca przekroczył on limit sprzedaży. Pan Mariusz, zobowiązany jest do zarejestrowania kasy fiskalnej w ciągu 2 miesięcy od 31 lipca, tj. do końca września.

Jeśli podatnik przekroczy limit chociaż raz, pozbawia go to korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji na zawsze.